Der Wertanalyse-Arbeitsplan: der rote Faden für ein systematisches Projekt

Kostensenkungs- und Entwicklungsprojekte scheitern selten daran, dass überhaupt keine Ideen vorhanden sind. Häufiger fehlt ein gemeinsames Vorgehen: Jeder Fachbereich betrachtet das Produkt aus seiner eigenen Perspektive, Lösungen werden zu früh diskutiert und Entscheidungen getroffen, bevor Anforderungen, Funktionen und Kosten ausreichend verstanden sind.

Der Wertanalyse-Arbeitsplan schafft dafür eine strukturierte Vorgehensweise.

Er führt ein interdisziplinäres Team Schritt für Schritt von der Vorbereitung über Analyse und Entwicklungsphase bis zur Entscheidung und Realisierung. Die Wertanalyse wird dadurch nicht zu einer Sammlung einzelner Methoden, sondern zu einem zusammenhängenden Projektprozess.

Der VDI beschreibt diesen Ablauf in VDI 2800 Blatt 1. Die folgende Übersicht zeigt den Ablauf vereinfacht, orientiert sich aber in Begriffen und Nummerierung an den Arbeitsschritten 0 bis 9 des Wertanalyse-Arbeitsplans.

Warum ein Arbeitsplan bei Wertanalyseprojekten wichtig ist

Bei komplexen Produkten entstehen Kosten aus vielen Entscheidungen gleichzeitig. Entwicklung, Einkauf, Produktion, Qualität, Produktmanagement und Vertrieb besitzen jeweils andere Informationen und andere Ziele.

Ohne klare Reihenfolge entstehen typische Probleme:

Der Arbeitsplan verhindert solche Probleme nicht automatisch. Er schafft jedoch einen gemeinsamen Rahmen, in dem die notwendigen Fragen in einer sinnvollen Reihenfolge bearbeitet werden können.

Ablauf nach dem Wertanalyse-Arbeitsplan

Im Folgenden wird der Ablauf anhand der Arbeitsschritte 0 bis 9 beschrieben. Die Bezeichnungen, Nummerierungen und Unterschritte orientieren sich an der im Projekt verwendeten Darstellung des Wertanalyse-Arbeitsplans nach VDI 2800 Blatt 1.

Phase 1: Projektaufhängungsphase

Arbeitsschritt 0: Projekt vorbereiten

Der Arbeitsschritt 0 dient dazu, aus einer ersten Projektidee ein tragfähiges Vorhaben zu machen. Hier wird das Projekt zunächst beschrieben, grundsätzlich auf Machbarkeit geprüft und wirtschaftlich eingeordnet.

Zu diesem Arbeitsschritt gehören insbesondere:

Praktisch bedeutet das: Das Projekt wird zunächst als Skizze beschrieben, auf seine Durchführbarkeit untersucht und mit einer ersten Risikoanalyse verbunden. Außerdem wird geklärt, ob das Vorhaben wirtschaftlich sinnvoll ist und ob die Interessenslage der Beteiligten eine Bearbeitung unterstützt. Schließlich werden die Entscheidungsträger und der WA-Projektleiter benannt.

Arbeitsschritt 1: Projekt definieren (endgültig)

Im Arbeitsschritt 1 wird das Projekt endgültig abgegrenzt und inhaltlich festgelegt. Jetzt wird das WA-Objekt eindeutig beschrieben und der Untersuchungsrahmen verbindlich definiert.

Zu diesem Arbeitsschritt gehören insbesondere:

In diesem Schritt wird also nicht nur das Untersuchungsobjekt endgültig festgelegt. Auch Bewertungskriterien, Grenzen und Rahmenbedingungen werden bestimmt. Zusätzlich werden vorhandene Bedürfnisse, Probleme und Trends systematisch betrachtet, marktorientierte Ziele und Grobziele definiert sowie strategische und wirtschaftliche Bedeutung überprüft. Gleichzeitig muss klar sein, welche Ressourcen benötigt werden, wer mitwirkt und welche Risiken das Projekt beziehungsweise das Produkt betreffen.

Arbeitsschritt 2: Projektorganisation planen (Aufbau- und Ablauforganisation)

Nachdem das Projekt inhaltlich definiert ist, wird die organisatorische Basis geschaffen. Ziel ist es, das Team arbeitsfähig zu machen und einen tragfähigen organisatorischen Rahmen festzulegen.

Zu diesem Arbeitsschritt gehören insbesondere:

Praktisch heißt das: Das Arbeitsteam wird zusammengestellt, ein erster Zeitplan wird ausgearbeitet und die notwendige Infrastruktur wird festgelegt. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsraum, Ausstattung und die organisatorischen Voraussetzungen für die Zusammenarbeit.

Phase 2: Analysephase

Arbeitsschritt 3: Umfassende Daten über das Objekt sammeln

In der Analysephase sammelt das Team systematisch die notwendigen Informationen über das Untersuchungsobjekt. Ziel ist ein gemeinsames und belastbares Verständnis der Ausgangssituation.

Zu diesem Arbeitsschritt gehören insbesondere:

Das bedeutet: Das Team sammelt technische und wirtschaftliche Informationen, berücksichtigt den Stand der Technologie und analysiert relevante Wettbewerber. Zusätzlich wird der Markt detailliert erforscht. Dazu gehören insbesondere Kundenanforderungen und die Frage, welche Marktposition das zu entwickelnde oder zu untersuchende Produkt einnehmen soll.

Arbeitsschritt 4: Funktionen und Kosten analysieren / Detailziele formulieren

Der Arbeitsschritt 4 gehört zum methodischen Kern der Wertanalyse. Hier wird das Produkt nicht nur aus Sicht seiner Bauteile, sondern vor allem aus Sicht seiner zu erfüllenden Aufgaben betrachtet.

Zu diesem Arbeitsschritt gehören insbesondere:

Hier werden zunächst Bedürfnisse formuliert und in Funktionen überführt. Darauf aufbauend wird analysiert, welche Kosten mit diesen Funktionen verbunden sind. Genau an dieser Stelle entsteht die Verbindung zwischen Funktionenanalyse und Funktionskostenanalyse. Anschließend werden die Detailziele und die Bewertungskriterien festgelegt, die für die spätere Lösungsentwicklung und -bewertung maßgeblich sind.

Um Bewertungskriterien oder andere Bewertungsgegenstände nachvollziehbar zu gewichten, kann beispielsweise der gewichtete Dualvergleich eingesetzt werden.

Phase 3: Entwicklungsphase

Arbeitsschritt 5: Lösungsideen sammeln und entwickeln

Auf Basis der Analyse beginnt nun die eigentliche Kreativarbeit. Ziel ist es, alternative Möglichkeiten zur Erfüllung der erforderlichen Funktionen zu finden.

Zu diesem Arbeitsschritt gehören insbesondere:

Zunächst werden bereits vorhandene Ideen gesammelt. Danach werden gezielt neue Ideen entwickelt. Abschließend wird der Ideenpool kritisch analysiert, um die Richtung für die weitere Arbeit zu schärfen.

Arbeitsschritt 6: Lösungsideen bewerten

Nach der Ideenphase werden die Vorschläge strukturiert bewertet, kombiniert und priorisiert. So wird aus einer Vielzahl von Einzelideen eine handhabbare Auswahl.

Zu diesem Arbeitsschritt gehören insbesondere:

In diesem Arbeitsschritt werden die Ideen nicht nur beurteilt, sondern auch miteinander kombiniert. Anschließend werden konkrete Aufgaben ausgewählt und festgelegt, zum Beispiel für die Entwicklung. Daraus entstehen Arbeitsprogramme, mit denen die weitere Bearbeitung strukturiert vorbereitet wird.

Arbeitsschritt 7: Ganzheitliche Vorschläge entwickeln, Lösung auswählen

Nun werden die priorisierten Lösungsrichtungen vertieft und zu belastbaren Vorschlägen ausgearbeitet. Ziel ist es, tragfähige Lösungsoptionen zu entwickeln und diese fachlich, wirtschaftlich und unter Risikogesichtspunkten zu überprüfen.

Zu diesem Arbeitsschritt gehören insbesondere:

Das bedeutet: Für ausgewählte Lösungsrichtungen werden Detailstudien und gegebenenfalls weiterführende Entwicklungs- und Prüfaktivitäten durchgeführt. Gleichzeitig werden die notwendigen Aktionen koordiniert. Anschließend werden die Lösungen qualitativ, wirtschaftlich und mit Blick auf Risiken bewertet.

In der Konzeptbildung werden passende Lösungsbausteine zu ganzheitlichen und vergleichbaren Lösungskonzepten zusammengeführt.

Ausgearbeitete Lösungsalternativen können anschließend mit einer Nutzwertanalyse anhand gewichteter Bewertungskriterien systematisch miteinander verglichen werden.

Arbeitsschritt 8: Vorschläge präsentieren, Entscheidung erwirken

Die ausgearbeiteten Vorschläge werden jetzt so aufbereitet, dass die Entscheidungsträger eine fundierte Entscheidung treffen können.

Zu diesem Arbeitsschritt gehören insbesondere:

In diesem Schritt werden also die vorzuschlagenden Lösungen final ausgearbeitet und mit Realisierungsprogrammen verbunden. Die Informationen über die Vorschläge werden strukturiert dargestellt, damit die Entscheidungsträger auf einer belastbaren Grundlage entscheiden können. Danach werden die WA-Teams über das Ergebnis informiert und es wird festgelegt, ob das Team aufgelöst wird oder in Warteposition bleibt.

Phase 4: Realisierungsphase

Arbeitsschritt 9: Vorschläge, Entscheidung realisieren

Im letzten Arbeitsschritt wird die Umsetzung aktiv begleitet und die erzielten Ergebnisse werden überprüft. Damit endet die Wertanalyse nicht mit einer Ideenliste, sondern mit der praktischen Realisierung und dem Lernen für zukünftige Projekte.

Zu diesem Arbeitsschritt gehören insbesondere:

Die Realisierung wird begleitet, auftretende Abweichungen werden korrigiert und – falls erforderlich – weitere Teamsitzungen durchgeführt. Außerdem werden aktuelle Ergebnisse mit den prognostizierten Resultaten abgeglichen. Die gewonnenen technischen und allgemeinen Informationen werden kommuniziert. Schließlich wird ein System geschaffen, mit dem sowohl Erfahrungen aus dem Einsatz des Produkts als auch Erfahrungen mit der WA-Methodik gesammelt werden können.

Der Arbeitsplan ist kein starres Kochrezept

Der Wertanalyse-Arbeitsplan gibt Struktur, darf aber nicht mit einem schematischen Abarbeiten verwechselt werden.

Produkte, Unternehmen und Projektziele unterscheiden sich. Deshalb können Bearbeitungstiefe, eingesetzte Methoden und zeitlicher Schwerpunkt variieren.

Der rote Faden bleibt jedoch wichtig:

Wertanalyse-Arbeitsplan bei Value Coaching

In Beratungsprojekten von Value Coaching wird der strukturierte Ablauf an die konkrete Projektsituation angepasst. Ziel ist nicht, Methoden um ihrer selbst willen anzuwenden, sondern die jeweils notwendigen Schritte so zu verbinden, dass das Projektteam nachvollziehbare Entscheidungen treffen und umsetzbare Lösungen entwickeln kann.

Dokumentierte Referenzprojekte zeigen, dass dabei unter anderem Kundenanforderungen, Funktionenanalyse, Funktionen-Potenzial-Analyse, Funktionen-Kosten-Betrachtung, Ideenentwicklung, Bewertung, Konzeptbildung und Umsetzung miteinander verbunden werden.

Weiterführende Inhalte

• Rollen im Wertanalyseprojekt
• Detailziele und Bewertungskriterien
• Risikoanalyse im Wertanalyseprojekt
• Was ist Wertanalyse (Value Engineering) und Value Management?
• Funktionenanalyse: Aufgaben statt Bauteile betrachten
• Funktionenkostenanalyse: Kosten den Funktionen zuordnen
• Funktionen-Potenzial-Analyse: Suchfelder priorisieren
• Kreativität in der Wertanalyse und TRIZ
• Bewerten in der Wertanalyse: Ideen nachvollziehbar priorisieren
• Umsetzung: aus Ideen wirksame Maßnahmen machen
• Kostensenkungsprojekt und Kostensenkungsworkshop
• Projektbeispiele und Referenzen aus der Wertanalyse
• VDI 2800 Blatt 1 – Wertanalyse (VDI)