Ein Kostensenkungsprojekt beginnt häufig unter Zeitdruck. Herstellkosten sind zu hoch, Margen sinken oder ein Kostenziel im Entwicklungsprojekt wird verfehlt.

Dann liegt es nahe, kurzfristig einen Workshop anzusetzen und möglichst viele Sparideen zu sammeln.

Ein Workshop allein ist jedoch noch kein Kostensenkungsprojekt.

Damit aus Ideen wirtschaftlich relevante und technisch umsetzbare Maßnahmen entstehen, braucht es einen klaren Projektauftrag, belastbare Daten, die richtigen Fachbereiche und eine strukturierte Methodik.

Wann ist ein Kostensenkungsworkshop sinnvoll?

Ein moderierter Workshop ist besonders sinnvoll, wenn:

ein Produkt deutlich über dem Kostenziel liegt,
mehrere Fachbereiche an der Lösung beteiligt sein müssen,
bestehende Optimierungen nicht ausreichen,
neue technische Lösungsansätze gesucht werden,
Produkt- und Herstellkosten nicht nur im Einkauf reduziert werden sollen,
ein Team schnell zu gemeinsamen Prioritäten kommen muss.

Der Workshop ist dabei Teil eines Gesamtprozesses und nicht dessen Ersatz.

Vor dem Workshop: Projektauftrag und Datenbasis klären

Bevor das Team gemeinsam arbeitet, sollte geklärt sein:

Welches Produkt oder welche Baugruppe wird betrachtet?
Welches Kostenziel wird verfolgt?
Welche Stückzahlen und Randbedingungen gelten?
Welche Daten zu Kosten, Wettbewerb und Kundenanforderungen liegen vor?
Welche Entscheidungen dürfen im Projekt getroffen werden?
Welche Fachbereiche müssen beteiligt sein?
Welche technischen oder regulatorischen Grenzen bestehen?

Je besser diese Grundlagen vorbereitet sind, desto zielgerichteter kann die gemeinsame Arbeitszeit genutzt werden.

Das richtige Team zusammenstellen

Kostensenkung ist selten eine Aufgabe nur für Entwicklung oder Einkauf.

Typische Projektteams verbinden deshalb unterschiedliche Perspektiven, beispielsweise:

Konstruktion und Entwicklung
Einkauf
Produktion und Fertigung
Kalkulation / Controlling
Produktmanagement
Vertrieb
Qualität
Service

Die Zusammensetzung hängt vom Produkt und der konkreten Fragestellung ab.

Nicht mit Ideen beginnen, sondern mit Verständnis

In einem strukturierten Wertanalyseprojekt wird nicht sofort die Kreativphase gestartet.

Zunächst werden die entscheidenden Grundlagen geschaffen:

Kundenanforderungen

Welche Kriterien sind für die relevanten Kundengruppen tatsächlich wichtig? Welche Leistungen müssen erhalten bleiben? Wo ist möglicherweise technische Übererfüllung vorhanden?

Wettbewerb

Wie unterscheiden sich Wettbewerbsprodukte in Preis, Leistung, Aufbau und technischen Prinzipien?

Funktionen

Welche Aufgaben muss das Produkt erfüllen? Welche Funktionen erfüllen einzelne Bauteile und Baugruppen?

Funktionenkosten

Welche Funktionen verursachen hohe Kosten? Wo stehen Aufwand und Bedeutung möglicherweise in einem ungünstigen Verhältnis?

Erst daraus werden priorisierte Suchfelder für die Lösungsentwicklung abgeleitet.

Kreativworkshop: gezielt an den richtigen Fragen arbeiten

Die zentrale Fragestellung lautet dann nicht einfach:

„Wo können wir sparen?“

sondern beispielsweise:

Wie könnte diese Funktion einfacher erfüllt werden?
Können Bauteile integriert werden?
Sind Varianten wirklich erforderlich?
Gibt es andere Wirkprinzipien?
Können Standards oder Zukaufteile genutzt werden?
Sind Toleranzen oder Spezifikationen höher als notwendig?
Gibt es alternative Fertigungs- oder Montageverfahren?

Dadurch wird die Ideenfindung fokussierter und methodisch belastbarer.

Ideen bewerten und zu Konzepten entwickeln

Nicht jede gute Idee ist wirtschaftlich sinnvoll oder kurzfristig umsetzbar.

Deshalb werden Lösungen im weiteren Verlauf unter anderem hinsichtlich technischer Machbarkeit, Kostenwirkung, Investitionen, Risiken, Umsetzungszeit und Kundenauswirkungen bewertet.

Einzelideen werden anschließend zu tragfähigen Konzepten gebündelt.

Umsetzung gehört zum Projekt

Ein Kostensenkungsprojekt sollte nicht mit der Präsentation der Workshop-Ergebnisse enden.

Entscheidend ist, dass Verantwortlichkeiten, nächste Schritte, Prüfaufgaben und Entscheidungen festgelegt werden. Die Umsetzung bleibt in der Regel beim Unternehmen, kann aber methodisch begleitet und nachverfolgt werden.

Rolle der externen Moderation

Ein externer Moderator übernimmt nicht die technische Verantwortung des Teams. Seine Aufgabe liegt darin, die methodische Arbeit zu strukturieren, unterschiedliche Fachperspektiven zusammenzuführen, Diskussionen auf die relevanten Fragen zu fokussieren und Entscheidungen vorzubereiten.

Gerade in interdisziplinären Projekten kann diese neutrale Rolle helfen, lokale Optimierungen einzelner Bereiche zu vermeiden.

Kostensenkungsprojekte mit Value Coaching

Value Coaching begleitet Wertanalyse- und Value-Engineering-Projekte in Industrieunternehmen. Die Vorgehensweise verbindet Kundenanforderungen, Funktionenanalyse, Funktionenkosten, Wettbewerbsbetrachtung, Kreativität, Bewertung und Umsetzung.

Dokumentierte Referenzprojekte auf der Website zeigen unterschiedliche Anwendungen dieser Vorgehensweise. Konkrete Projektergebnisse gelten jeweils nur für das dokumentierte Projekt.

Nächster Schritt

Wenn noch nicht klar ist, welches Produkt das beste Kostenoptimierungspotenzial besitzt oder wie das Projekt zugeschnitten werden sollte, empfiehlt sich zunächst eine Projekt-Potenzialanalyse.

Kostensenkungsprojekt: Vom Kostendruck zu umsetzbaren Maßnahmen