KI wirtschaftlich einsetzen: Prozesse mit Wertanalyse analysieren

Künstliche Intelligenz kann Prozesse beschleunigen, Informationen aufbereiten, Inhalte erzeugen und Entscheidungen unterstützen.

Doch ein schneller automatisierter Prozess ist nicht automatisch ein guter Prozess.

Wenn eine Organisation lediglich bestehende Abläufe digitalisiert oder mit KI ergänzt, können unnötige Schritte, überflüssige Schnittstellen und historisch gewachsene Regeln erhalten bleiben.

Die wirtschaftlich interessantere Frage lautet daher häufig:

Welche Funktionen muss der Prozess überhaupt erfüllen – und welche davon lassen sich künftig anders, einfacher oder automatisiert erfüllen?

Prozess nicht mit Tätigkeit verwechseln

Ein Prozess besteht aus zahlreichen Tätigkeiten. Doch nicht jede Tätigkeit ist der eigentliche Zweck.

Eine funktionsorientierte Betrachtung abstrahiert von der heutigen Ausführung und untersucht beispielsweise:

Welche Information muss bereitgestellt werden?
Welche Entscheidung muss getroffen werden?
Welche Prüfung ist wirklich erforderlich?
Welche Dokumentation wird benötigt?
Welche Schnittstelle schafft tatsächlich Wert?

Dadurch kann sichtbar werden, dass eine heutige Tätigkeit nur deshalb existiert, weil ein früheres System oder eine frühere Organisationsstruktur sie notwendig gemacht hat.

KI als Lösungsprinzip, nicht als Ausgangspunkt

Wenn die Analyse mit dem Tool beginnt, lautet die Frage schnell:

„Wo können wir KI einsetzen?“

Methodisch stärker ist häufig:

„Welche Funktionen des Prozesses müssen erfüllt werden – und welche Lösungsprinzipien eignen sich dafür?“

KI ist dann eine mögliche Lösung neben Standardisierung, Weglassen, organisatorischer Veränderung, klassischer Automatisierung oder besserer Datenintegration.

Aufwand und Nutzen gemeinsam betrachten

Auch bei KI-Anwendungen reicht die technische Machbarkeit nicht aus.

Zu betrachten sind unter anderem:

erwarteter Nutzen,
Prozesskosten,
Implementierungsaufwand,
Datenverfügbarkeit,
Qualitäts- und Fehlerrisiken,
notwendige menschliche Kontrolle,
Integrationsaufwand,
laufende Betriebs- und Pflegekosten.

Wertanalyse und Value Management bieten einen Rahmen, um Nutzen, Funktionen und Aufwand gemeinsam zu betrachten.

Ein möglicher Projektablauf

Prozessziel und Stakeholder klären
Kunden beziehungsweise Empfänger des Prozessergebnisses bestimmen
Prozessfunktionen beschreiben
heutige Aufwände und Engpässe analysieren
Funktionen und Tätigkeiten kritisch hinterfragen
alternative Lösungsprinzipien entwickeln
KI-Anwendungen dort prüfen, wo sie einen klaren Beitrag leisten können
Konzepte wirtschaftlich und organisatorisch bewerten
Pilotieren und Wirkung messen

Wertanalyse auch für Prozesse

Wertanalyse wird häufig mit technischen Produkten verbunden. Der funktionsorientierte Ansatz lässt sich jedoch auch auf Prozesse und Dienstleistungen übertragen.

Gerade bei KI-Projekten kann diese Abstraktion helfen, nicht nur einzelne Tätigkeiten schneller zu machen, sondern den Prozess grundsätzlich neu zu gestalten.

KI wirtschaftlich einsetzen: Erst den Prozess verstehen, dann automatisieren