Wertanalyse für Prozesse und Dienstleistungen

Bei Wertanalyse denken viele zunächst an ein technisches Produkt mit Bauteilen, Materialien und Herstellkosten.

Die Grundidee ist jedoch breiter:

Welche Funktionen müssen erfüllt werden – und welcher Aufwand ist dafür erforderlich?

Diese Frage lässt sich auch auf Prozesse und Dienstleistungen übertragen.

Gerade bei historisch gewachsenen Abläufen kann die Funktionenorientierung helfen, sich von der heutigen Prozessstruktur zu lösen und den eigentlichen Zweck einzelner Tätigkeiten neu zu betrachten.

Vom Prozessschritt zur Funktion

Ein Prozess wird häufig zunächst als Abfolge von Tätigkeiten beschrieben:

Daten erfassen
Antrag prüfen
Freigabe einholen
Information übertragen
Bericht erstellen
Dokument archivieren

Diese Beschreibung zeigt, was heute getan wird.

Wertanalyse stellt zusätzlich die Frage:

Welche Funktion erfüllt dieser Schritt?

Beispiele:

Entscheidung vorbereiten
Risiko bewerten
Information bereitstellen
Anforderung bestätigen
Nachweis sichern
Ressource zuordnen

Damit entsteht ein anderer Blick auf den Prozess.

Warum die Abstraktion hilfreich ist

Ein bestehender Prozess kann durch Software, Organisation, Regulierung oder historische Entscheidungen geprägt sein.

Wenn nur die einzelnen Tätigkeiten optimiert werden, bleibt die Grundstruktur oft erhalten.

Die Funktionenperspektive erlaubt weitergehende Fragen:

Muss diese Funktion überhaupt erfüllt werden?
Wer benötigt das Ergebnis?
Kann dieselbe Funktion einfacher erfüllt werden?
Können mehrere Tätigkeiten zusammengefasst werden?
kann eine Funktion automatisiert oder verlagert werden?
ist eine Kontrolle noch erforderlich?
wird eine Information mehrfach erzeugt?

So kann aus Prozessoptimierung eine echte Prozessneugestaltung werden.

Aufwand und Nutzen gemeinsam betrachten

Auch bei Prozessen reicht es nicht, einzelne Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

Relevant sind beispielsweise:

Personalaufwand
Durchlaufzeit
Fehlerkosten
Wartezeit
Abstimmungsaufwand
IT-Aufwand
Kontrollaufwand
Qualität des Ergebnisses
Nutzen für interne oder externe Kunden

Die Frage lautet deshalb nicht nur:

„Wie wird der Prozess schneller?“

Sondern:

„Welche Funktionen müssen mit welcher Qualität erfüllt werden – und welcher Gesamtaufwand ist dafür angemessen?“

Wertanalyse bei Dienstleistungen

Bei Dienstleistungen liegt der Wert häufig in einer Kombination aus Ergebnis, Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit, Information, Beratung oder Reaktionsgeschwindigkeit.

Auch hier können Funktionen beschrieben werden.

Beispielsweise kann eine technische Serviceleistung Funktionen erfüllen wie:

Störung erkennen
Ursache bestimmen
Verfügbarkeit wiederherstellen
Kunde informieren
Risiko begrenzen

Die konkrete Ausgestaltung dieser Funktionen kann anschließend hinterfragt werden.

Verbindung zu Digitalisierung und KI

Digitalisierung und KI können neue Lösungsprinzipien ermöglichen.

Die methodische Reihenfolge sollte dennoch nicht mit dem Tool beginnen.

Stärker ist die Frage:

Welche Funktionen müssen erfüllt werden – und welche Lösung eignet sich dafür?

Erst danach wird geprüft, ob beispielsweise klassische Automatisierung, bessere Datenintegration, organisatorische Änderung oder KI den größten Nutzen erzeugt.

Ein möglicher Projektablauf

Prozess oder Dienstleistung eindeutig abgrenzen
relevante Stakeholder und Empfänger bestimmen
Anforderungen und Ziele klären
heutige Prozessfunktionen beschreiben
Aufwand und Kostentreiber untersuchen
Funktionen kritisch hinterfragen
alternative Lösungsprinzipien entwickeln
Konzepte bewerten
Umsetzung pilotieren und Wirkung überprüfen

Der konkrete Ablauf muss an die Aufgabenstellung angepasst werden.

Verbindung zu VDI 2800

Die Wertanalyse nach VDI 2800 ist nicht auf physische Produkte beschränkt. Die Methodik wird für Produkte und Prozesse beschrieben; in der laufenden Überarbeitung wird der Anwendungsbereich ausdrücklich auch mit Dienstleistungen adressiert.

Wertanalyse ist nicht auf technische Produkte beschränkt